Pour une start-up, l'analyse du FEC peut rapporter gros

Difficile de surveiller en permanence sa comptabilité quand on doit gérer une entreprise en hyper-croissance. En analysant son fichier FEC, Tiller a pu facilement dégager des axes d’amélioration et même récupérer du cash. Sa Directrice Administrative et Financière livre son témoignage.

Pour une start up l'analyse du FEC peut rapporter gros

Créée en 2014, Tiller propose aux commerçants une caisse enregistreuse sur iPad, permettant de gérer toutes les activités d’un établissement, d’en assurer le suivi et d’intégrer l’ensemble de son univers digital. La start-up a réalisé une levée de fonds de 4 millions d’euros en 2016 et une autre de 12 millions d’euros en juin dernier. Elle emploie aujourd’hui 150 collaborateurs. En hyper-croissance, l’entreprise réalise pour le moment un chiffre d’affaires de plusieurs millions d’euros, auprès de clients situés dans plus de 35 pays.

Dans un avenir proche, Tiller prévoit d’internaliser sa comptabilité, pour le moment déléguée à un expert-comptable qui se charge de la production de son FEC. Ce fichier n’ayant pas encore fait l’objet d’une analyse, la jeune pousse a souhaité le contrôler en faisant appel à une solution dédiée. Ilham Guerriouni, sa Directrice Administrative et Financière, revient pour nous sur cette expérience.

Olivier Brengues (MasterFEC) : Pourquoi avez-vous souhaité analyser votre FEC ?

Ilham Guerriouni : J’ai été auditrice pendant longtemps et ai travaillé auparavant chez Pixmania et Dailymotion. Je suis donc sensible aux outils digitaux et à l’importance de l’audit. Comme Tiller a atteint aujourd’hui une certaine taille, j’ai voulu vérifier s’il n’y avait pas des améliorations à apporter à notre comptabilité. Cela répondait à un souci de cohérence, une volonté de limiter les risques par rapport à l’administration fiscale et d’identifier potentiellement de la trésorerie à récupérer. Un logiciel d’analyse du FEC en ligne permet d'être totalement autonome, de faire le contrôle quand on veut et surtout quand on est prêt. Cette flexibilité est très importante quand on est une start-up.

O.B. : Concrètement comment cela s’est déroulé ?

I.G. : Cela a été très simple. J’ai récupéré le FEC 2016 auprès de mon expert-comptable puis je l’ai importé sur l’application en ligne, et un rapport a été généré. Ce rapport donne une synthèse avec les différentes anomalies détectées ainsi qu’une fiche descriptive par anomalie et le détail des écritures erronées. Il y a aussi un tableau récapitulatif.

O.B. : Quels ont été les résultats des analyses ? Vous ont-ils surpris ?

I.G. : Cela nous a permis d’identifier certaines anomalies. Nous avions par exemple des comptes avec des numéros différents mais des libellés identiques ce qui peut prêter à confusion, des comptes de catégorie 8 et 9 qui n’auraient pas dû figurer dans le FEC, et des anomalies sur la chronologie des écritures. J’ai effectivement été surprise, notamment parce que j’avais déjà revu le plan comptable. Mais les résultats ont surtout fait ressortir des doubles paiements sur certaines factures fournisseurs.

O.B. : Comment avez-vous utilisé les conclusions de l’analyse ?

I.G. : J’ai reporté ces anomalies à notre expert-comptable. Grâce aux détails transmis par le logiciel, il a pu rechercher directement les écritures concernées. Les corrections ont été faites et je m’apprête maintenant à faire l’analyse du FEC 2017, sur lequel il y a davantage d’écritures. Nous avons également pu investiguer sur les doublons de factures fournisseurs qui avaient été identifiés. Certains provenaient d’avoirs non enregistrés, d’autres étaient tout simplement liés à une erreur humaine. Grâce aux numéros de pièce et aux numéros de facture, nous avons pu les valider et procéder au recouvrement.

O.B. : Cela représentait des montants significatifs ?

I.G. : Pour une start-up le cash est important et chaque montant est significatif ! Mais si l’analyse constitue un bon contrôle a posteriori, elle permet aussi de se poser les bonnes questions pour mettre en place des contrôles a priori afin d’éviter ces doubles paiements.

O.B. : Quel bilan tirez-vous de cette expérience, que vous a apporté cette analyse ?

I.G. : Dans une start-up comme Tiller, on tâche bien sûr de mettre en place les process les plus rigoureux possible. Mais la croissance est tellement forte qu’on ne peut pas garantir à 100% que notre comptabilité ne contient aucune erreur. L’analyse du FEC permet de mettre en place un contrôle rigoureux a posteriori. On lance l’analyse sur la plateforme en ligne et tous les éléments de conformité et de prévention ressortent. C’est un relai d’audit et d’audit interne, automatique, complet et rapide. C’est parfait pour les start-ups.

O.B. : Cela va vous aider pour votre projet d’internalisation de votre comptabilité ?

I.G : Bien sûr ! Désormais on est certain que le plan comptable est fiable. On apprend de ses erreurs. Les corrections et les process que nous avons mis en place à la suite de ces analyses pourront être rappelés lors de la passation entre l’expert-comptable et notre équipe interne. Ensuite, une fois la comptabilité internalisée, faire analyser nos FEC sera toujours utile. Peut-être même davantage les premières années, car je travaille avec une équipe jeune, très volontaire, mais qui a moins d’expérience qu’un expert-comptable.

O.B. : Et pour les autres entreprises, indépendamment de leur taille et de leur âge, quel intérêt voyez-vous à ce type d’analyse ?

I.G. : Même quand on a mis en place des process, de l’audit interne, qu’on dispose d’une grande équipe pour faire la comptabilité, l’erreur reste humaine. Et quand on traite de gros volumes, il y a forcément des erreurs. Une solution comme MasterFEC pour contrôler et analyser son Fichier des Écritures Comptables répond aussi à cela : elle permet d’analyser d’importants volumes de données comptables de manière automatique. Cela apporte une belle sérénité.

Catégories de l'article : FEC, Conformité, Double paiement

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