Peut-on utiliser le brouillard comptable pour extraire son FEC ?

De la saisie des écritures comptables à la clôture des comptes, différents niveaux de validation s'appliquent. Quand générer son FEC ? Et qu'en est-il du mode brouillard proposé par la plupart des logiciels comptables ?

BP018 - Peut-on utiliser le brouillard comptable pour extraire son FEC

De quoi parle-t-on ?

La majorité des logiciels comptables (Cegid, Sage, Ibiza, etc.) autorise la saisie des écritures comptables dans un mode temporaire, communément appelé mode brouillard.

Ce mode temporaire est autorisé uniquement en cours d’exercice pour les entités qui n’ont pas l’obligation de valider leurs écritures comptables lors de l’établissement des déclarations périodiques de TVA. Il autorise la modification partielle ou complète, et pour certains ERP la suppression des écritures comptables.

L’intérêt majeur du mode brouillard est d’exonérer l’utilisateur de la complexité du processus de correction d’erreur. Ce dernier nécessite en effet la comptabilisation d’une écriture de contrepassation, et complexifie en conséquence la lecture du grand-livre comptable.

La validation des écritures est une étape intermédiaire avant la procédure de clôture comptable. Cette validation confère un caractère légal aux écritures sur une période déterminée, laquelle peut être différente de l’exercice comptable (par exemple, le mois). La validation des écritures rend impossible l’altération des données comptables (modification ou suppression). Cette procédure de validation concerne les écritures, mais également les différents états comptables légaux : journaux, grand-livre, etc.

A noter, la date de validation des écritures comptables se retrouve dans une des colonnes du fichier FEC, via le champ "ValidDate".

La clôture comptable désigne quant à elle la procédure d’arrêt définitif de l’exercice comptable. Cette opération s’effectue à l’issue des opérations dites d’inventaire (notamment comptabilisation des amortissements et provisions). Cette étape est importante car elle permet de produire les éditions légales obligatoires, à savoir journaux, centralisateur, grand-livre, balance générale et auxiliaire.

 

mode brouillard > écritures validées > clôture des comptes

Quand extraire le FEC ?

Le FEC définitif devra être généré lors de la procédure de clôture comptable. Il est conseillé de produire et archiver le FEC systématiquement après chaque clôture d'exercice. Ainsi, vous êtes sûrs de pouvoir remettre votre FEC sous 15 jours suivant la réception d'un avis d'examen de comptabilité.

Dans une optique de contrôle continu, le fichier FEC peut néanmoins être généré provisoirement :

  • en mode brouillard,
  • ou après la validation des écritures.

Cela offre l’avantage de pouvoir contrôler en amont à la fois la conformité du fichier, et les écritures qu’elles soient validées ou non. Tester la qualité de la donnée comptable vous donne les moyens d’apporter d’éventuelles corrections aux écritures.

Dès lors que votre ERP ou votre logiciel comptable permettent son extraction en mode brouillard, il est tout à fait possible de produire un FEC « provisoire » avant validation des écritures comptables, à tout moment et sans contrainte.

Rappelons que l’information relative à la date de validation des écritures devra impérativement être présente dans le fichier FEC définitif, à remettre au vérificateur.

 

FEC provisoire et FEC définitif

Dans la pratique, que font les PME-ETI ?

Début 2018, nous avons analysé l’attitude et les pratiques des dirigeants, directeurs comptables et directeurs financiers de PME et ETI face au Fichier des Écritures Comptables (102 répondants).

A la question "Votre système vous permet-il de produire un FEC sans que les écritures soient validées", les PME-ETI répondent :

Enquête MasterFEC - Les PME-ETI et le FEC en 2018

41% des PME-ETI sont donc en mesure de produire un FEC à n’importe quel moment, sans que les écritures soient validées.

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Pour les 19% des PME et ETI qui rencontrent encore aujourd'hui des difficultés à produire le FEC, générer un fichier provisoire est un moyen de tester sa conformité vis-à-vis de la norme établie par l'administration fiscale, et de se prémunir du risque d'amende.

Catégories de l'article : FEC

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