Les 5 erreurs à éviter sur le format du FEC

Depuis 2014, toutes les entreprises sont tenues de remettre leur Fichier des Écritures Comptables à l’administration en cas de contrôle fiscal. Il est indispensable d’être vigilant et de préparer ce fichier en amont, sans attendre la réception d’un avis d’examen de comptabilité. Pour vous aider à remettre un fichier conforme, voici le top 5 des erreurs les plus fréquentes sur le format du FEC.

Les 5 erreurs à éviter sur le format du FEC

En la matière, la forme importe autant que le fond. Bercy a en effet défini un ensemble de normes techniques (article A47 A-1) que doit respecter le FEC. Ces exigences portent sur le format du fichier et sa structure. Si certains points techniques sont moins sensibles, d’autres peuvent entraver la recevabilité du fichier par le vérificateur de la DGFiP et donc exposer l’entreprise à un risque de non-conformité. Et les sanctions peuvent être lourdes, avec une amende d’un minimum de 5 000 euros.

Par le biais de notre solution de vérification de la conformité du FEC, nous avons analysé la fréquence d'apparition des erreurs techniques, c’est-à-dire celles qui relèvent de la structure et du format du fichier. Voici la liste des 5 erreurs de conformité les plus fréquentes relevées dans l'échantillon des FEC que nous avons étudiés.

Erreur n°1 : Le mauvais nommage du FEC

Le nom du fichier doit être sous la forme SIRENFECAAAAMMJJ, où AAAAMMJJ correspond à la date de clôture de l’exercice. C’est d’ailleurs le tout premier article de la loi consacrée au FEC. Il s’agit souvent d’une simple erreur d’inattention, qui ne porte pas vraiment à conséquence pour l’analyse du fichier menée par la DGFiP, mais qu’il serait dommage de laisser passer.

Erreur n°2 : Un mauvais encodage du FEC

Le fichier doit être encodé d’une certaine manière en respectant les spécifications de l’administration fiscale, c’est-à-dire en utilisant un jeux de caractères ASCII, norme ISO 8859-15 ou EBCDIC.

Cependant selon le système d’exploitation utilisé par l’entreprise, les jeux de caractères peuvent légèrement différer : par exemple, le signe « € » peut ne pas être reconnu. C’est heureusement simple à corriger en vérifiant l’encodage du fichier lors de son extraction.

Erreur n°3 : Les champs du fichier sont incorrects

Bercy impose que le FEC contienne obligatoirement 18 champs. Ils composent les 18 colonnes du fichier, dont l’ordre et le nommage doivent également respecter les exigences de l’administration. Si ce n’est pas le cas, le fichier devient automatiquement inexploitable par les vérificateurs de la DGFiP, ce qui expose l’entreprise à un risque d’amende.

Erreur n°4 : Un mauvais classement des lignes du FEC

Les lignes du FEC doivent être classées par ordre chronologique, en fonction de leur date de validation. Si ce n’est probablement pas un point bloquant pour l’administration fiscale, qui peut effectuer des retraitements sur les fichiers, il est tout de même préférable de suivre l'article A47 A-1 et de fournir un fichier prêt à l’emploi.

Erreur n°5 : Ne pas inclure les écritures d’à-nouveaux en début du FEC

Toutes les écritures de l’exercice précédent qui n’ont pas été soldées doivent être reportées dans le journal d’à-nouveaux. Ce sont par exemple les écritures dont les factures fournisseurs n’ont pas été reçues en année N, et qui sont donc reportées en N+1.

L’administration fiscale exige que ces écritures apparaissent en première position dans le fichier. Il est donc important de vérifier que ces lignes d’à-nouveaux sont en effet renseignées au début du fichier ; mais aussi que le journal d’à-nouveaux n’est pas utilisé plus loin dans le FEC.

 

A l'issue de notre étude statistique, nous avons constaté que près d'un FEC sur deux sont concernés par ces anomalies structurelles :

5 erreurs les plus fréquentes sur la structure du FEC

Qu'en est-il de votre fichier ? Testez maintenant sa conformité

 

Ces 5 anomalies structurelles sont certes fréquentes, mais néanmoins faciles à éviter. Le plus souvent, il s’agit d’intervenir sur le paramétrage de votre ERP ou logiciel comptable. Une fois ces corrections apportées, il est conseillé de tester à nouveau la conformité du FEC avec un outil adapté, afin d’anticiper au mieux l’éventualité d’un contrôle fiscal.

Cependant, il ne s’agit là que d’un premier niveau de contrôle. Il ne faut pas se limiter à la conformité technique du fichier, mais vérifier également la cohérence des enregistrements du FEC par rapport aux règles d’ordre comptable.

Catégories de l'article : Conformité, Contrôle fiscal, FEC

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