Identifiez vos doubles paiements fournisseurs avec le FEC

Alors qu’aucune entreprise n’est à l’abri de doubles règlements auprès de ses fournisseurs, l’analyse du Fichier des Écritures Comptables fournit un moyen efficace pour les identifier et ainsi récupérer du cash.

Identifiez vos doubles paiements fournisseurs avec le FEC

Payer, sans le savoir, une même prestation ou une même commande deux fois : cela peut sembler surprenant. Mais ce genre de situation survient dans toute entreprise, quelle que soit sa taille.

Des doubles paiements aux origines diverses

Les doubles paiements fournisseurs résultent d’anomalies dans le traitement et l’enregistrement comptable d’une facture. Celle-ci est parfois saisie deux fois en comptabilité de façon identique ; aucun champ « visible » ne diffère. Certaines informations peuvent aussi être enregistrées correctement une première fois, puis une seconde fois avec une erreur :

  • Le numéro de facture est mal renseigné, par exemple si deux caractères se ressemblant sont confondus (un 0 pour un O),
  • La date d’échéance est enregistrée à la place de la date de facture,
  • Le numéro de tiers est différent car plusieurs entrées existent pour une même entreprise dans la base fournisseurs,
  • Le montant fait l’objet d’une erreur de caractère,
  • Etc.

 

Toutes les entreprises concernées

Toutes les entreprises sont susceptibles d’être touchées. Plusieurs facteurs accentuent cependant le risque. Une mauvaise communication en interne ou avec le fournisseur, ou un processus commandes (Procure-to-Pay) non respecté peuvent par exemple conduire à la validation répétée d’une facture.

Mais il existe aussi des causes extérieures. Aujourd’hui, une facture sur dix est envoyée plus d’une fois, et la dématérialisation des factures multiplie les risques d’erreurs, liées notamment à des problèmes lors de leur numérisation.

Dans les grands groupes, on estime que le taux de doubles paiements peut atteindre jusqu’à 0,5% de son volume d’achats. Des chiffres qui s’expliquent, malgré les systèmes de contrôle en place, par le nombre important de factures traitées…

De leur côté, les PME traitent des volumes d’achats moins importants et leurs comptables ont généralement une fine connaissance de leurs fournisseurs, ce qui peut éviter les méprises. Toutefois, elles ne disposent pas toujours de la même capacité de contrôle que les grandes entreprises, que ce soit en termes d’outils ou de moyens. Et, comme ailleurs, des erreurs humaines peuvent toujours s’y produire. Or, pour ces petites structures, un seul double paiement peut peser lourd.

Toutes les entreprises sont concernées par les trop-payés fournisseurs :  découvrez comment les identifier et les récupérer dans notre guide pratique

Une analyse très complète

Grâce au data-mining, l’analyse des données du FEC constitue un moyen efficace pour détecter les doubles paiements, des plus simples aux plus complexes, dans la comptabilité fournisseurs d’une entreprise.

Un premier niveau d’analyse vise à déceler les doublons “parfaits” (les écritures comptables correspondent à des factures enregistrées de manière identique).

Ensuite, la puissance des algorithmes d’exploration de données offre la possibilité d’approfondir les analyses et de détecter les doublons complexes, notamment en croisant les axes de recherche.

Les logiciels sont capables d’effectuer des tris et des regroupements, afin de repérer les cas où seulement une partie des champs de la facture se répètent. Ils peuvent aussi rapprocher les champs non identiques mais présentant des similitudes, en identifiant des suites de caractères « proches », par exemple 10500 € et 1500 €. Les algorithmes savent également rechercher des champs radicalement différents, afin d’identifier les cas où une information a été saisie à la place d’une autre.

Une solution avantageuse

Cette méthode de détection des doubles règlements présente plusieurs avantages. D’abord, la production du FEC étant obligatoire, la matière nécessaire pour mener cette analyse est déjà disponible dans les entreprises. Puisque les données sont là, pourquoi ne pas les utiliser ?

Ensuite, contrairement aux contrôles internes effectués par échantillonnage, l’analyse du FEC permet une exploration exhaustive des données. Elle ne se donne aucune limite de seuil quant au montant des trop-payés, et fait ainsi remonter l’ensemble des doublons.

Enfin, à la suite de l’analyse, l’entreprise dispose d’une liste exhaustive des doubles paiements détectés : elle peut ensuite procéder au recouvrement de ces montants. Grâce à MasterFEC, une TPE dont le chiffre d’affaires atteint 2 millions d’euros a ainsi repéré et récupéré un doublon de 15 000 € !

Au delà des doubles paiements sur une même transaction, il existe d’autres types de trop-payés fournisseurs : les avoirs non enregistrés ou saisis en facture, les acomptes non récupérés, les erreurs de saisie sur le montant… Même si ces erreurs sont moins connues, l’analyse du FEC permettra de les identifier dans les mêmes conditions. Le data-mining du FEC constitue donc, à bien des égards, une véritable opportunité de récupérer du cash et d’améliorer son résultat.

Catégories de l'article : Double paiement, FEC, Data-mining

Téléchargez le guide pratique "Récupérer les trop-payés fournisseurs avec le FEC"
Analysez votre FEC avec MasterFEC

Bienvenue

Ce blog vous offre toutes les informations à connaître sur le Fichier des Écritures Comptables. Actualités, réglementation, dernières innovations... nous souhaitons apporter aux responsables comptabilité, finance ou fiscalité, une information détaillée et de qualité pour bien appréhender le FEC sous tous ses aspects.

Inscrivez-vous à notre newsletter et recevez automatiquement tous nos articles et conseils pour devenir un expert du FEC. Bonne lecture !

Recevoir la newsletter

Articles récents