Conformité comptable du FEC : quelles sont les erreurs les plus fréquentes ?

La remise du Fichier des Écritures Comptables est obligatoire pour toutes les entreprises en cas de contrôle fiscal. Les normes à respecter, définies par l’administration dans l’article A47 A-1, peuvent être séparées en deux catégories : d’un côté, les exigences concernant le format du fichier (encodage, nommage…), et d’un autre, les aspects qui relèvent de la conformité des données comptables en elles-mêmes (respect du PCG, cohérence des dates de validation…).

Conformité comptable du FEC : quelles sont les erreurs les plus fréquentes ?

Dans un précédent article de blog, nous avons traité des 5 erreurs les plus fréquentes sur le format du fichier FEC : c’est le premier niveau de conformité à respecter en cas de contrôle.

Cependant, une structure de fichier conforme n’est qu’un pré-requis pour l’administration fiscale afin qu’elle puisse l’exploiter et procéder à ses vérifications. En effet, la DGFiP a également émis des exigences concernant les informations comptables contenues dans le FEC : c’est notamment sur ces points qu’elle concentre ses contrôles.

Grâce à notre solution en ligne d’analyse du FEC, nous avons pu identifier les 5 anomalies de conformité comptable les plus fréquentes.

Anomalie n°1 : Rupture de séquence dans les écritures

L’un des premiers tests de l’administration fiscale est de s’assurer que les numéros d’écriture se suivent sans interruption dans le FEC.

En effet, il est théoriquement impossible d’effacer une écriture comptable, même en cas d’erreur lors de la saisie. Il est cependant possible de corriger ces erreurs en passant une nouvelle écriture. En toute logique, il ne doit donc pas y avoir de rupture de séquence dans les numéros d’écriture.

Cependant une discontinuité peut être constatée si le numéro chrono des écritures intègre par exemple la date du jour ou le mois. La séquence (même si elle est sans coupure) risque de ne pas être reconnue comme telle par les outils de la DGFiP. Si c’est le cas, il est conseillé d’expliciter dans la notice explicative le système de numérotation mis en place par l’ERP, ou de justifier les ruptures de séquence.

Anomalie n°2 : Différents libellés pour une seule et même écriture

Dans la comptabilité, les différentes lignes d’une écriture contiennent des informations immuables, tel que son numéro, son libellé, sa date de comptabilisation…

Pourtant, sur une même écriture, il arrive que les libellés diffèrent d’une ligne à l’autre. L’ERP est souvent en cause, notamment lorsque le libellé est rattaché aux mouvements comptables et non à l’écriture.

Anomalie n°3 : Non-respect du Plan Comptable Général

Le FEC doit montrer la comptabilité générale de l’entreprise. Les comptes spéciaux commençant par 8 (engagement hors bilan) ou 9 ne doivent donc pas y apparaître.

De plus, si certains numéros de comptes contiennent des lettres dans les trois premiers caractères, le FEC sera rejeté par l’administration fiscale. Il faut alors paramétrer l’ERP ou le logiciel comptable de manière à ce que la comptabilité respecte l’arborescence traditionnelle des numéros de compte.

Anomalie n°4 : Plusieurs libellés pour un même numéro de compte

Le Plan Comptable Général est théoriquement immuable. Pourtant, il arrive de trouver dans un FEC un même numéro de compte avec des libellés différents.

Ce type d’anomalie peut être lié à un changement de plan comptable en cours d’année, susceptible de créer des libellés différents pour un même compte.

Certaines de ces anomalies peuvent être générées par l’appartenance d’une entreprise à un groupe international. En effet, les équivalences entre les différentes normes (IFRS, US-GAAP…) sont parfois imprécises, et il arrive qu’un numéro de compte corresponde à deux éléments différents.

Anomalie n°5 : La date de validation est antérieure à la date de comptabilisation

La date de comptabilisation de l’écriture comptable doit obligatoirement être antérieure ou égale à la date de validation. Cela semble en effet assez logique : l’écriture comptable doit être saisie et enregistrée avant de pouvoir être validée.

Ce type d’anomalie peut par exemple survenir si l’entreprise a mis en place un processus d’automatisation des paiements. La date de validation est automatiquement complétée le jour de la saisie des écritures, et la date de comptabilisation est quant à elle complétée le jour du paiement. En théorie, ces deux dates sont censées être les mêmes car la saisie et le paiement sont effectués le même jour. Mais si le batch d’automatisation est anormalement long à traiter les écritures comptables, le paiement peut être effectué plusieurs jours après la saisie des écritures : la date de validation sera donc antérieure à la date de comptabilisation.

 

Ces anomalies de conformité comptable proviennent généralement de problèmes de paramétrage du logiciel comptable de l’entreprise, ou tout simplement d’une erreur humaine lors de la saisie des écritures. Il est primordial de prendre connaissance de ces anomalies en amont d’un contrôle fiscal, car ce sont des points qui peuvent éveiller les soupçons du vérificateur. A minima, il est recommandé d’en expliquer la cause dans la notice explicative accompagnant le FEC, voire idéalement de les corriger.

Vérifiez la conformité comptable de votre fichier FEC !

En conclusion, s’assurer que son FEC respecte les exigences explicitement dictées par l’administration dans l’article A47 A-1 (tant sur le format du fichier que sur la conformité comptable) constitue un premier pas pour se préparer à un éventuel contrôle fiscal. Cependant, il convient d’aller plus loin dans les analyses afin de se prémunir d’un risque fiscal, notamment sur la TVA et sur l’IS. Entre autres, un des premiers réflexes à acquérir serait de vérifier la cohérence entre la liasse fiscale de l’entreprise et celle reconstituée à partir du FEC.

Catégories de l'article : Conformité, FEC, Contrôle fiscal

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