Comment retrouver la TVA déductible oubliée grâce au FEC ?

L’exploration exhaustive des données de la comptabilité permet d’identifier la TVA déductible omise, difficilement repérable autrement et pourtant susceptible d’exister dans toutes les structures. C’est l’occasion pour l’entreprise de récupérer des montants significatifs.

Comment retrouver la TVA déductible omise grâce au FEC

Il ne fait aucun doute que les entreprises cherchent toutes à optimiser leur trésorerie. Pourtant des sommes d’argent oubliées existent dans la comptabilité de nombreuses PME et ETI. Des montants perdus, que le volume d’écritures de chaque exercice rend difficilement identifiables. Il peut notamment s’agir de montants de TVA parfaitement déductibles, qui n’ont cependant pas été déduits, et ce, pour différentes raisons. Grâce à l’analyse des données comptables, il est possible de les retrouver et ainsi d’améliorer sa trésorerie.

Une perte sèche pour l’entreprise

Le traitement de la TVA peut facilement donner lieu à des erreurs, car il nécessite de prendre en compte de nombreux paramètres.

En matière de TVA déductible, la règle dépend ainsi de la nature du bien ou du service, de sa provenance géographique, du fournisseur... Par exemple, les factures ne vont pas être grevées de cette taxe si ce dernier n’est pas assujetti à la TVA, comme les auto-entrepreneurs.

En cas d’erreur, lorsque l’entreprise oublie de déduire cette taxe alors qu’elle était en droit de le faire, c’est du cash qu’elle se prive de récupérer. Cumulées, ces omissions peuvent représenter des sommes importantes. Or, à moins d’une analyse exhaustive, il est difficile de les repérer.

De multiples causes d’omissions

Les explications sont variées. Les subtilités de la règle fiscale, par exemple pour la récupération de la TVA sur les carburants, peuvent générer des erreurs d’interprétation.

Les oublis s’expliquent également par un formalisme inhabituel des factures, ou une présentation portant à confusion. Il peut ainsi arriver que la TVA ne figure pas sur la première page, mais qu’elle soit noyée plus loin dans la facture. Sa désignation peut aussi être source d’erreur, par exemple quand la facture est en anglais et que le terme « tax » est utilisé au lieu de l’habituel « VAT », ou que cette facture est bien générée par un fournisseur français mais libellée en dollars. Dans certains cas, la TVA n’apparaît pas à sa place habituelle en bas à droite, et se retrouve sur une ligne à l’intérieur même de la facture.

Des impératifs de productivité s’imposent aussi aux équipes comptables, notamment lors de la clôture. En conséquence, moins de temps est accordé au contrôle de la comptabilisation de la TVA. L’entreprise peut aussi faire preuve d’un excès de prudence en cas de doute sur la règle à appliquer, et donc renoncer à récupérer la TVA.

La dématérialisation peut aussi être source d’erreur. Et l’automatisation du traitement des factures rend les contrôles plus difficiles à mener. Même lorsqu’ils sont paramétrés pour éviter les erreurs, les outils ne sont pas infaillibles. Les systèmes de reconnaissance optique de caractères (OCR) peuvent par exemple intervertir des caractères proches, et donc mal retranscrire une facture.

De même, lorsque l’entreprise externalise le traitement de ses factures, en le confiant par exemple à un cabinet d’expertise comptable, sa capacité à contrôler sa propre comptabilité peut s’en trouver amoindrie. Faire appel à une solution d’analyse dédiée est alors une manière d’en retrouver la maîtrise.

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Une analyse exhaustive et nourrie par l’expérience

Le data-mining des données de comptabilité par une solution logicielle dédiée permet de cibler la TVA déductible oubliée, en passant toutes les écritures au crible d’algorithmes, dont l’objectif est d’identifier les anomalies comptables.

Une technique d'investigation consiste à effectuer des analyses comparatives et statistiques des taux de TVA par compte comptable, par fournisseur, par code TVA interne... On peut également rechercher des écritures qui présentent des taux de TVA anormaux.

Au delà des algorithmes qui automatisent les contrôles statistiques, les solutions d’analyse sont en outre nourries par l’expérience de leurs concepteurs. Ainsi, on sait rechercher les mots clés, types d’achat ou fournisseurs pour lesquels la probabilité de trouver de la TVA oubliée est importante.

Les logiciels spécialisés sont même capables de déterminer pour certains fournisseurs la typologie des numéros de factures sur lesquelles figure très certainement de la TVA déductible. On peut prendre l’exemple des compagnies d’assurance. Puisque les primes d’assurance ne sont pas soumises à la TVA, un paramétrage par défaut considère qu’il n’y a pas de TVA sur ce fournisseur. Cependant certaines factures (comme la réalisation d’une expertise ou d’une prestation de conseil) comportent tout de même de la TVA déductible, que l’usage ou le paramétrage de l’ERP ne prendront pas en considération.

L'exploration des données facilitée par le FEC

Le FEC rassemble tous les enregistrements comptables sur un exercice donné. S’agissant d’un fichier normé obligatoire pour toutes les entreprises, les données comptables sont standardisées ce qui facilite leur traitement par des algorithmes métiers spécialisés.

Analyser le FEC, en s’appuyant sur la puissance du data-mining, permet donc une revue exhaustive des données et offre les conditions idéales pour un traitement efficace de la TVA.

Une fois détectées, l’entreprise peut aisément récupérer ces sommes dès lors qu’elle respecte le délai de prescription de l’exercice du droit à la déduction (c’est-à-dire avant le 31 décembre de la deuxième année qui suit celle de l’omission). Il lui suffit de reporter les montants sur sa déclaration de TVA CA3, ce qui lui permet d’améliorer sa trésorerie et son résultat comptable.

L’impact peut être sensible : grâce à MasterFEC, une solution en ligne dédiée à l’analyse du FEC, une TPE a ainsi retrouvé 30 000 € de TVA déductible, soit 3% de son chiffre d’affaires.

L’analyse du FEC permet aussi de repérer les anomalies en matière de TVA collectée ou auto-liquidée. C’est donc à la fois un moyen d’identifier des sources de cash, et un outil de prévention du risque fiscal. 

Catégories de l'article : FEC, Data-mining, TVA

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