Bien comprendre les normes du FEC pour être conforme

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L’administration fiscale a défini un ensemble de normes auxquelles le Fichier des Écritures Comptables doit se conformer. Elles déterminent notamment des règles techniques propres à ce fichier, ainsi que des exigences liées au contenu et à la qualité des données comptables. Ce sont autant d’éléments susceptibles de poser des difficultés aux Directions Comptables, Fiscales ou Informatiques lors de la production du fichier.

 Bien comprendre les normes du FEC pour être conforme

Le FEC n’est pas un fichier lambda : il doit répondre à un ensemble de normes présentées à l’article A47 A-1 du livre des procédures fiscales. « Ce texte a pour objectif de définir le format et le contenu du fichier attendus par l’administration », précise Franck Labarre, CPO de MasterFEC. Voici un tour d’horizon des exigences auxquelles doit répondre le FEC.

Le format et la structure du FEC

Les premières normes relatives au fichier FEC concernent son format et sa structure : « Il doit s’agir d’un fichier texte basique, statique, organisé avec des lignes et des colonnes, dont la séparation doit être signifiée avec le caractère tabulation ou pipe (barre verticale |) », détaille le spécialiste. Cette première norme peut déjà être un point de non-conformité pour les entreprises lorsque leur fichier présente, par exemple, le point-virgule comme séparateur de colonnes. « Cela remet en cause la lisibilité du fichier par le logiciel Alto 2 de la DGFiP, et donc sa recevabilité », explique Franck Labarre.

L'encodage de l’information

Les normes du FEC portent également sur les formats de caractères qui peuvent être utilisés et les formats de présentation des chiffres et des dates. « Les entreprises dont l’ERP utilise des chiffres écrits à l’anglo-saxonne avec par exemple un point pour séparer les milliers, ou les dates inversées (mm/jj/aaaa), peuvent donc avoir un problème de conformité. Ce sont des éléments que l’on a souvent identifiés lors de nos analyses », relève le CPO de MasterFEC.

Exemple non conformité sr le format de date FEC

La nature et l’ordre des écritures à intégrer

Toutes les écritures doivent en principe apparaître dans le FEC. Cependant, les écritures de centralisation sont à exclure. « Lorsque la comptabilité regroupe les notes de frais en une seule écriture par mois et par employé, les entreprises doivent paramétrer l’export de leur FEC de manière à avoir le détail de ces écritures et non l’écriture centralisée », souligne Franck Labarre. De même, « les entreprises qui utilisent des comptes de classe 9 pour des écritures analytiques doivent veiller à ce qu’ils ne se retrouvent pas dans le FEC », conseille Franck Labarre.

Par ailleurs, les écritures d’à-nouveaux doivent figurer en tête du fichier et l’ensemble des écritures doivent être présentées par ordre chronologique de validation, sans rupture de séquence.

Le type d’informations contenues dans le fichier

L’administration a également normé les informations que le FEC doit fournir sur chaque écriture, à travers 18 champs obligatoires :

  1. Le code journal de l’écriture comptable
  2. Le libellé journal de l’écriture
  3. Le numéro de séquence de l’écriture
  4. La date de comptabilisation de l’écriture
  5. Le numéro de compte
  6. Le libellé de compte
  7. Le numéro de compte auxiliaire
  8. Le libellé de compte auxiliaire
  9. La référence de pièce justificative
  10. La date de la pièce justificative
  11. Le libellé de l’écriture comptable
  12. Le montant au débit (ou le montant)
  13. Le montant au crédit (ou le sens)
  14. Le lettrage de l’écriture
  15. La date de lettrage
  16. La date de validation de l’écriture
  17. Le montant en devise
  18. L’identifiant de la devise

Seuls les champs 7, 8, 14, 17 et 18 peuvent être laissés à blanc s’ils ne sont pas utilisés.

Les numéros et libellés de compte doivent être conformes au Plan Comptable Général. Les écritures aux normes IFRS ou US-GAAP par exemple sont à exclure du FEC.

Il faut également prendre garde à ce que les informations fournies correspondent à ce qui est attendu. « On observe parfois des problèmes de non-conformité lorsque la comptabilité confond le libellé de l’écriture avec le libellé des mouvements qui lui sont liés. Sur les quelques lignes qui décrivent les mouvements d’une même écriture, le champ 11 (libellé de l’écriture comptable) doit être rempli à l’identique », illustre Franck Labarre.

Vous souhaitez en apprendre plus ? Consultez notre guide complet pour tout savoir sur le FEC.

Vérifier la qualité comptable

Si les normes définies par la DGFiP permettent d’assurer la conformité technique du FEC, les entreprises ont tout intérêt à contrôler également la qualité comptable des écritures. Il importe par exemple de vérifier que le FEC est équilibré, ou de rapprocher la balance générale reconstituée à partir du FEC de celle de l’entreprise.

« Si la conformité technique du FEC est un prérequis, ces analyses complémentaires permettent d’identifier les éventuelles incohérences comptables pour pouvoir anticiper les questions de l’administration, préparer les réponses et corriger le tir », souligne Franck Labarre.

Dans un article publié par ECF, l’inspecteur principal des finances publiques pointe une « dégradation de la qualité comptable des FEC ». Il ne fait aucun doute que la DGFiP porte une attention toute particulière à la conformité comptable du fichier lors de ses contrôles.

Des sanctions en cas de non-conformité

Le respect de ces normes est impératif. Le code général des impôts prévoit ainsi que la transmission d’un fichier non conforme peut, à l’image du défaut de présentation du FEC lors d’un contrôle fiscal, entraîner une amende de 5 000 € et une majoration en cas de redressement.

Si l’administration fiscale se montrait assez tolérante pendant les premières années, il est aujourd’hui difficile d’évaluer le degré de souplesse dont elle peut faire preuve. « Dans tous les cas, lorsqu’un écart existe avec l’une des normes, il faut a minima en avoir conscience et l’expliquer dans la notice descriptive qui accompagne le FEC », conseille Franck Labarre.

Thème(s) de l'article : FEC, Contrôle fiscal, Conformité


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